7. Telefonsko priopćavanje; usmeno priopćavanje
Telefonsko priopćavanje ili usmeno priopćavanje uočenih nedostataka podnositelju prijave ili njegovom zastupniku u pravilu je prikladno obaviti nakon prvog pisanog priopćenja ispitivača i nakon prvog pisanog odgovora. Takav način konzultacije nije prikladan i kada bi podnositelj prijave/zastupnik mogao zahtijevati dodatan rok za razmatranje slučaja.
Okolnosti u kojima bi bilo prikladnije da ispitivač razgovara s podnositeljem prijave/zastupnikom telefonski ili da predloži osoban razgovor umjesto slanja pisanog priopćenja ispitivača jesu:
(a) Ako postoje nesuglasice oko nekih točaka iz pisanog priopćenja ispitivača ili iz odgovora podnositelja prijave, npr., nerazumijevanje ili argument koji nije jasan
(b) Ako se manje važna pitanja mogu riješiti lako i brzo.
Kada je podnositelj prijave imenovao zastupnika, razgovor se obavlja sa zastupnikom. Ako podnositelj prijave ili njegov zastupnik zahtijeva usmeni razgovor, zahtjevu bi se trebalo udovoljiti, osim ako je ispitivač uvjeren da takav razgovor ne bi bio koristan.
Kada je dogovoren usmeni razgovor, bilo telefonski bilo pisanim putem, bilo na inicijativu ispitivača bilo na inicijativu podnositelja prijave, trebalo bi odrediti sadržaj za raspravu. Ako je razgovor dogovoren telefonski, ispitivač bi na posebnom obrascu trebao kratko navesti sadržaj o kojima će se raspravljati.
Trebao bi se koristiti poseban obrazac «Rezultat konzultacija obavljenih telefonskim/usmenim razgovorom. Pisani podaci o usmenom razgovoru ovise o prirodi stvari o kojoj se raspravlja. Kada se razgovor odnosi na pojašnjenje nejasnoća, razrješavanje dvojbi ili na uređenje prijave pojašnjenjem određenog broja manje važnih detalja u svrhu priznavanja, u pravilu će biti dostatno da ispitivač na obrascu navede predmet rasprave i zaključke do kojih se došlo ili ispravke o kojima je postignuta suglasnost. Međutim, ako se razgovor odnosi na rješavanje važnih pitanja, kao što su to pitanja novosti ili inventivne razine ili je li izmjenom uveden dodatan predmet zaštite, tada bi se na obrascu ili na njegovim dodatnim stranicama trebala opširnije navesti pitanja o kojima se raspravljalo. Rezultate toga razgovora trebao bi, nakon njegova završetka, potpisati i podnositelj prijave/zastupnik.
Ako je u usmenom razgovoru postavljen novi prigovor i ako nije postignuta suglasnost oko ispravka koji bi bio u skladu s tim prigovorom, taj se prigovor mora potvrditi pisanim priopćenjem (pozivom) ispitivača u kojem se navodi novi rok u kojem podnositelj prijave može odgovoriti na poziv, ako to želi. Rok se inače ne može mijenjati usmenim putem.
Kada se telefonski razgovor obavlja na inicijativu ispitivača, uobičajeni postupak trebao bi biti takav da ispitivač najprije nazove zastupnika/podnositelja prijave i navede P-broj prijave o kojoj želi razgovarati te ga zamoli da ga nazove u određeno vrijeme. Nakon obavljenog razgovora, na poseban obrazac upisuju se podaci o sadržajima o kojima se raspravljalo i o svim postignutim dogovorima. Trebali bi se upisati i podaci o pitanjima o kojima nije postignut dogovor i ukratko navesti argumenti koje je iznio zastupnik/podnositelj prijave. Primjerak «Rezultata konzultacije» šalje se ili daje zastupniku/podnositelju prijave.
U obrascu o usmenim ili telefonskim razgovorima trebali bi uvijek naznačiti da li bi sljedeću radnju trebao obaviti podnositelj prijave – s naznakom roka za obavljanje radnje – ili ispitivač. U obrazac se upisuju i odgovarajuće upute odjelu koji obavlja formalno ispitivanje.